[レビュー] todoist によるタスク管理について

以前の記事(頭を使うために、頭を使わない)で書いたように、わたしは普段やるべきことをリスト化し、タスク管理しています。
それまではtoodledoというサービスを利用していたのですが、最近になってtodoistというサービスを利用するようになりました。

todoistの特徴

toodledoは非常に高機能で、クラウド上のタスク管理サービスとしては最高峰といえます。
しかし、わたし自身、普段のタスク管理において、そこまでの機能は使っていませんでした。

そんなとき、todoistというサービスを知り、そちらに今までのタスクを移行することにしました。

デザイン

移行を決める上で、大きなポイントとなったのが、シンプルなデザインです。
白を基調としており、タスクの並べ替えなども簡単にできます。
プロジェクトやラベルなどを色分けすることもでき、直感的に使うことができます。

対応するプラットフォーム

13のプラットフォームで利用可能です。
ブラウザでも使用できるので、ネットにつなぐことができる端末ならば何でも可能です。

iPhoneやAndroidには専用のアプリも用意されています。

サブタスク

大きなタスクにはサブタスクが設定可能です。
段落を下げることもできるため、視認性にも優れています。

他にもさまざまな特徴が

メールやショートメッセージでリマインダーが設定できたり、タスクにメモや写真なども添付できます。
(これらの機能は有料となります)

タスクリストの必要性

普段の生活の中で、
「あ、これなくなったから、後で買わないと」
ということが誰にでもあると思います。

みなさんはそのような場合どうしていますか?
そのまま何もせずに覚えています?
紙にメモしますか?

そのような場合は、すべてタスクリストに入れておくべきです。
そうすれば忘れることもありません。

わざわざそんな大げさなことをしなくても、と思われる人もいるかもしれませんね。

しかし、今や毎日肌身離さずスマートフォンを持っている人は多いでしょう。
せっかくの端末をゲームやSNSだけに使うのはもったいないと思いませんか?

実際にどのように使っているのか

現在、わたしのtodoistには5つのプロジェクトがあり、それぞれにサブプロジェクトが設定されています。
プロジェクトというのはこの場合、単にグループのようなものと考えてもらって構いません。

1.routine

ここには繰り返し行うタスクがあります。

サブプロジェクトとして、

  • daily routine(毎日行うこと)
  • monthly routine(毎月行うこと)
  • maintenance(定期的に行うこと)

が設定されています。

毎日行うこととしては、

  • 体重測定
  • 筋トレ
  • ライフログを見直す

毎月行うこととしては、

  • その月に読んだ本のまとめ
  • 各口座の残金確認
  • その月の体重の推移のグラフ化

定期的に行うこととしては

  • アイロンがけ
  • ゴミ出し
  • 爪切り

などがあります。

todoistでは、さまざまな頻度での繰り返しが設定可能です。
毎日、毎週土曜日、毎月末など。
やるべきことが決まっているならば、あらかじめ設定しておくことで、抜けや漏れを防ぐことができます。

2.PC

ここにはパソコンを使うタスクがあります。

ブログ記事のネタに関することが主です。
ネタを思いついたら、とりあえずここに入れておきます。
すぐに書いておかないと忘れてしまうので、思い立ったらすぐに追加します。

3.work

仕事に関するタスクです。

ここにもサブプロジェクトが設定されており、各仕事の進捗状況が分かるようになっています。
あらかじめ一覧を作っておくことで、作業がどの程度残っているか、またどういうペースで配分すれば期限内に終わるのかが分かります。

4.out

自宅外で行うタスクです。
主に買い物に関するものが多いです。

先に挙げたように「あ、これ買っておかないと」と思ったら、すぐここに追加するようにしています。
サブプロジェクトとして、買い物する店舗ごとに分けています。

他にも「誰々に会ったら○○を渡す」といったタスクもあります。
そのため、外にいる場合は、とりあえずこのoutのタスクに目を通すようにしています。

「あー、あの人にあれ貸すんだった」と帰り道に後悔するようなことはなくなります。

5.want to

やってみたいことのリストです。

ネット上で調べておきたいことや、使ってみたいサービスなどがタスクとしてリスト化されています。
また、こうすればさらに生活が改善されるのではといったライフハックネタもあります。

現時点では以上の5つのプロジェクトがあります。

使用例

実際にタスクを見る際に重要となるのが、いかにしてノイズを省くかということです。

たとえば、朝から自宅で作業をしようと思っているときに、

  • 目薬
  • コーヒー
  • ゴミ出し

などの今日やるべきタスクがすべて並んでいると気が散ってしまいます。
家での作業中は家でのタスクのみに集中したいものです。

そこで活躍するのがラベルです。(ラベルはプレミアム会員用の機能です)

わたしの場合、家でのタスクには@homeというラベルが設定されています。

そのため、(今日, 期限切れ) & @homeというフィルターを利用することで、今日、または期限が切れたタスクで、@homeのラベルがついたタスクだけが表示されます。
これでそのときすべき作業だけに集中できるわけです。

午後にする買い物のことを気にしながら作業するのは気が散りますからね。

タスク管理の有用性

普段からタスク管理をしていない人だと、何でそんな面倒くさいことをと思うかもしれません。
しかし、これに慣れてしまうと、むしろタスク管理しない方が面倒になってしまいます。

「あれ、今日何かすることあったような。なんだっけ?」
「そういえば、この前何か切れてたな」
「あれっていつまでするんだっけ」
と毎回考えるのは時間がかかりますし、ストレスにもなります。

すべきことがすべて明らかになっていれば、何も考えずにただ順番にこなすだけです。
いちいち悩むこともないため、時間も削減されます。
思い出すというストレスもなく、頭もスッキリし、作業に集中できます。

タスク管理の仕方は、その人によっても大きく異なります。
わたしももっといい方法があれば、適宜変えていくつもりです。

とりあえず、現在のところはこの方法でうまくいっているので、しばらくはこの方法で運用していきたいと思います。

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