[書評] 超図解 最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術 最新版/泉正人

普段からわたしは仕事術や整理術、ノート術、手帳術などの本を読んでいるのですが、今回はその中の1冊、「仕組み」仕事術 最新版をご紹介します。

自分でやった方が早いけれども

この本の中で、仕事は「作業系」「思考系」の2つに分けることができるとされています。

作業系の仕事というのは、何かの準備や片付けであったり、帳簿の作成、上司への報告など、それほど頭を使わないで処理することができる仕事のことです。多くの仕事がルーチンワークであることがほとんどです。

それに対し、思考系の仕事とは、新規事業のプランニングであったり、企画書の作成、原稿の執筆など、頭を使うものです。これらの仕事は時間をかければ、必ずできるというものではありません。

作業系の仕事というのは、自分以外が行っても、ほぼ同じような結果がでます。
そのため、あらかじめ手順をマニュアル化することで、人に任せることが可能になります。
また、毎回その手順で行うようになれば、抜けや漏れなどのミスもなくすことができます。

自分が慣れている仕事ならば、そんなことをするより、自分でやった方が早い。

それはもっともな意見です。

しかし、誰にでも分かるようなマニュアルが作成できれば、その仕事を人に任せ、自分はもっと創造的な仕事に取り組むことができるのです。

ルーチンワークを仕組み化する

毎回同じようなことをするのでも、記憶だけに頼っていれば忘れてしまうこともあります。
「これはこうした方がいいかも」と、そのときは思っていても、記録しておかなければ忘れてしまうでしょう。

たとえば、旅行や出張に行く場合、持っていくべきものは毎回ほぼ同じはずです。
それならば荷物のチェックシートを作っておけば、忘れ物をせずに済みます。

「そんなのわざわざ作らなくても、だいたい覚えているよ」

そうかもしれません。

しかし、毎回その度に「えーと、後は何を持っていけばいいんだっけ」と考える時間が無駄とは思いませんか?
考えなくてもいいことには時間をかけない。
そのために時間をかけてでも仕組み化した方が結果的には時間の節約になるのです。

チェックシートの力

普段からチェックリストやtodoリストを利用している人は、それほど多くないかもしれません。
自分がすることなんて覚えておけるから大丈夫だよという人も多いでしょう。

けれども、実は忘れてしまっていることを忘れてしまっている可能性もあるのです。

そうならないためにも、細かいことまでするべきことを記録しておくのです。

幸い、最近ではスマホなどで、クラウド上にデータを置けるアプリも多く、リスト化しておけば、いつでもどこにいても情報を確認することができます。
自分のすべきことが分かっていれば「あれ? 何するんだっけ」ということにもなりません。

1日のすべきことが見通せれば、どのくらいの時間が必要なのかも分かりますし、時間が空いたときに何をしたらいいのかを知ることができます。

あらゆることを効率化する上で、リストの力は非常に強力だといえます。
わたしも毎日するようなルーチンワークはすべてリスト化してあり、完了するたびにチェックをしています。

仕組み化するためには、まず書き出すことが重要です。
すべてを頭の中で管理するのではなく、文字にすることで頭にかかるストレスが格段に減りますよ。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

CAPTCHA


日本語が含まれない投稿は無視されますのでご注意ください。(スパム対策)